Что такое HRlink и как эта система поможет упростить работу с кадровыми документами в АлтГУ
Алтайский госуниверситет переходит на кадровый электронный документооборот. Что это такое, зачем он необходим вузу и как будет осуществлен сам переход, руководство АлтГУ обсудило в понедельник, 3 июня, на рабочем совещании.
Согласно приказу ректора АлтГУ от 16.05.2024 №713/п., с 1 июня 2024 года в Алтайском госуниверситете вводится электронный документооборот. С этой целью выбрана информационная система КЭДО HRlink – первая в России система безбумажного кадрового электронного документооборота. Благодаря ей работу с документами можно сократить в разы. Как объяснил начальник управления кадров АлтГУ Александр Николаевич Трушников, использование КЭДО HRlink упростит подачу и подписание кадровых документов, обеспечит их надежную защиту, в том числе сохранность персональных данных, а также предоставит мгновенный доступ к срочной необходимой документации. Другими словами, система КЭДО HRlink позволяет существенно оптимизировать бюрократические процедуры: «Люди важнее бумаги» – миссия разработчиков этого цифрового продукта.
– Все формы документов, которые для вас привычны, все шаблоны, которыми вы пользовались в разделе «Управление кадров» на сайте АлтГУ, и остальная важная документация перенесена в систему HRlink. Каждый, кто регистрируется в ней, получает личный кабинет, а вместе с ним – и доступ ко всем документам и личную электронную подпись. Причем документы, подписанные в этой системе электронного кадрового документооборота, имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные на бумажном носителе. И ответственность за невовремя подписанные или вообще проигнорированные документы будет ложиться на самого адресата, то есть на того, кому предназначался документ, – подчеркнул начальник управления кадров АлтГУ Александр Трушников.
Важно: кадровый электронный документооборот основан на корпоративном, а не личном, почтовом адресе, в названии которого должен быть отражен домен asu.ru. В связи с этим сотрудникам АлтГУ на корпоративную электронную почту управление информатизации разошлет соответствующие письма. Как заострил внимание проректор по цифровой трансформации и медиакоммуникациям Максим Викторович Герасимюк, эти письма позволят верифицировать почтовые адреса сотрудников, то есть удостовериться, что это – действующие рабочие почтовые ящики. Поэтому всем директорам институтов необходимо как можно скорее актуализировать данные об адресах электронных почт своих сотрудников и, если требуется, внести необходимые уточнения. В ближайшее время, до конца июня, эти сведения должны быть предоставлены в управление информатизации АлтГУ. Если же у сотрудника нет корпоративной почты, то управление само ее создаст и вышлет SMS-уведомление, что такая почта была создана.
Ректор АлтГУ Сергей Николаевич Бочаров отметил, что переход на электронный документооборот неизбежен, так как он – современное цифровое решение множества административных вопросов. Более того, ведущие российские университеты эту гибкую дистанционную модель уже используют. Однако сам переход – плановая системная работа, которая состоит из нескольких этапов.
– Сейчас в первую очередь необходимо развить электронную корпоративную культуру, то есть сделать так, чтобы все сотрудники АлтГУ, прежде всего административный аппарат и преподаватели, в рабочих целях пользовались исключительно корпоративной почтой, чтобы они начали использовать систему КЭДО HRlink. Также необходимо продумать, как эта система будет интегрирована с другими электронными сервисами, в том числе почтовыми, чтобы не упустить не только важнейшие документы, но и все актуальные рабочие задачи, – расставил акценты ректор АлтГУ Сергей Бочаров.
Переход на электронный документооборот осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ, в частности с № 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной работы», № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», № 152-ФЗ «О персональных данных», № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и другими.
За разъяснениями, как работать в системе КЭДО HRlink, можно обратиться в управление кадров АлтГУ (216М). Кроме того, сотрудники КЭДО HRlink высылают каждому пользователю методические материалы по работе в ней. Также в университете запланированы обучающие семинары, где каждый сможет детально изучить основы кадрового электронного документооборота.
Акцент
Обратите внимание на электронные сообщения ИС КЭДО HRlink в корпоративной электронной почте.
Сайт: https://asu.hr-link.ru
Аркадий Шабалин